مستندسازی و کار تیمی با وان‌نوت

امروزه نگهداشتن اطلاعات به صورت سازمان یافته کار خیلی سختی شده است. خیلی از ما فایلهای مختلفی داریم که آنها را در پوشه های مختلف نگاهداری می کنیم و سعی می کنیم با نامگذاری فایلها یادمان بماند که هر فایل راجع به چیست و چه محتوایی دارد. این کار خیلی سخت است و اگر یک وقت نام فایل یادمان نیاید پیدا کردن فایل خیلی دشوار می شود.

یک مشکل دیگر در کار گروهی است. خیلی اوقات می خواهیم فایلهایی با همکارانمان رد و بدل کنیم و مجبوریم آنها را روی فلش یا از طریق واتساپ برایشان بفرستیم. حالا اگر همکارمان آنرا تغییر بدهد دوباره باید برای ما برگرداند و توضیح هم بدهد که کجای فایل را چه تغییری داده است. این کار در درازمدت خیلی فرسایشی می شود. ما عملا به یک ابزاری برای تعامل با همکارانمان احتیاج داریم که خودش بصورت هوشمندانه نوشته های هر کدام از ما را نشان بدهد و سابقه فعالیتها را داشته باشد.

برای حل این مشکلات ماکروسافت یک برنامه بسیار کاربردی ارائه کرده است به نام وان نوت که هر کسی آنرا شناخته و یکبار از آن استفاده کرده باشد دیگر محال است آنرا کنار بگذارد. وان نوت در کنار ورد و اکسل در مجموعه برنامه های آفیس قرار دارد و براحتی با آنها کار می کند و مانند سایر برنامه ها ما بصورت رایگان از آنها استفاده می کنیم.

در وان نوت می توانید یادداشتهای خود را سازمان دهی کنید و فایلهای مختلف را در آن بچسبانید. اگر روی فایلی کار می کنید کنارش بنویسید که این فایل چه محتویاتی دارد. حتی اگر یک فایل را بارها و بارها عوض کنید براحتی سابقه کارهای قبلی را نگه دارید. برای کار گروهی هم وان نوت ایده آل است. می توانید با همکارانتان یک دفترچه یادداشت اشتراکی داشته باشید و با هم روی مطالب کار کنید بدون آنکه نگران هماهنگی بین خودتان باشید.